保護者が会員アプリの「手続き申請」から「新規手続き申請」＞「コース・クラスの終了」を選んで申請すると、担当スタッフに通知が届きます。内容を確認して、生徒情報の編集画面からコース・クラスを終了します。契約開始前と契約開始後で手順が異なります。
操作の前に、以下をご確認ください。
- コース・クラスを操作できる権限があること（全校舎権限は全生徒、担当校舎権限は担当校舎の生徒のコース・クラスを操作できます。担当クラス権限では「生徒詳細」画面の［編集］を押下できません）
- コースの契約終了日は、コースの開催期間内（コース開始日〜コース終了日）の日付しか入力できません。範囲外の日付を入力すると、フォームにエラーが表示され保存できません
契約開始前のコース・クラスを終了する
契約開始日が今日より後の場合は、コースの契約自体を取り消します。
- サイドメニューの「生徒管理」＞［生徒一覧］を押下します（「生徒一覧」が開きます）
- 一覧から対象生徒のレコードを押下し、「生徒詳細」画面を開きます。画面右上の［編集］を押下します
- 「所属クラス」欄で、終了するコースの右隣にあるゴミ箱アイコンを押下します
- ポップアップで「コースを削除しますか？」と表示されるので、内容を確認して［削除］を押下します
- 「所属クラス」欄の下にある［保存］を押下します。画面上に「生徒の登録クラス情報を更新しました。」と表示されます
契約開始後のコース・クラスを終了する
すでに契約が開始している場合（契約開始日が今日以前の場合）は、ゴミ箱アイコンが押せません。コースに契約終了日を設定して終了します。
- 「生徒詳細」画面を開き、画面右上の［編集］を押下します
- 「所属クラス」欄で、対象コースの「終了」に契約終了日を入力します（クラスの「終了」は自動でコースの終了日に合わせて更新されます。クラスを続けて契約している場合は、いちばん最後のクラスの「終了」が更新されます）
「所属クラス」欄の下にある［保存］を押下します。画面上に「生徒の登録クラス情報を更新しました。」と表示されます
保存すると、生徒のクラス情報が更新され、契約者へ「コース・クラス契約に変更がありました」というメッセージがチャットで届きます（あわせてメールとプッシュ通知も送信されます）。メッセージには変更後の契約内容が記載されます。契約開始前のコースを取り消した場合、取り消したコースはメッセージに記載されません。
対応後に手続き申請のステータスを更新する
- サイドメニューの［手続き申請管理］を押下します（「手続き申請一覧」が開きます）
- 対象の申請を押下し、「手続き申請情報」を開きます
- 画面右上の［対応中］または［対応済］を押下して、ステータスを変更します（ステータスの変更は契約者にも表示されます）
注意事項
- コース・クラスの操作は、全校舎権限・担当校舎権限のスタッフのみ可能です。権限がない場合は［保存］やゴミ箱アイコンが押せません。
- コース・クラスを終了しても請求は自動で変更されません。不要な請求や追加請求が発生しないよう、「請求管理」＞［請求履歴］で該当の請求データを確認し、必要に応じて調整してください。
- 契約終了日には過去の日付も入力できます。遡って終了すると請求や出欠の記録に影響するため、日付をよく確認してください。
- 「生徒管理」＞［契約コース・クラス一覧］＞対象生徒のレコードから開く「契約情報」画面でも、同じようにコース・クラスを終了できます。