休会に対応する場合、生徒をコース・クラスに在籍させたまま、会費などの請求額（費用）の調整をおこなうことで、月会費の減額・免除等が可能です。
請求額を調整したい場合には、「費用調整」をおこなってください。
また、復会した場合には上記でおこなった「費用調整」の適用期間および請求予定額を確認し、実態に即していなければ適宜修正をおこなってください。
対応方法については、以下をご確認ください。
休会中の請求データ調整方法
休会中であっても、月会費の請求データは通常どおり作成されます。
休会期間中の月会費を減額・免除する場合は、「費用調整」を設定する必要があります。
休会中の費用調整を設定する
- 「生徒管理」＞「生徒一覧」を選択し、対象の生徒を選択
- 「生徒詳細」画面の「請求情報」セクションを開き、「費用調整」の「費用調整から作成」を選択
- 「費用調整から作成」画面で、以下の項目を設定し、「保存」を選択
- 対象の生徒：選択済みの場合はそのまま
- 費用調整テンプレート：月会費の減額・免除に該当するテンプレートを選択
- 適用期間：休会の開始月～終了月
復会時の請求データ確認・対応方法
復会する際は、以下の点をご確認いただき請求データの確認をおこなってください。
・費用調整の適用期間
休会期間に設定した費用調整の終了月が正しいことを確認してください。費用調整の終了月を過ぎると、翌月から通常の月会費が自動的に請求されます。
・請求予定の確認
「生徒詳細」画面の「請求情報」セクションにある「請求予定」で、復会後の請求金額が正しいことを確認してください。
※請求額が正しくない場合は「請求予定」画面上の「手動作成」より、個別に増額・減額の設定、または不要な請求の削除をおこなってください。
補足・注意事項
- 費用調整の適用期間の終了月が過ぎている場合は該当の費用要調整の履歴を削除できません。復会月に合わせて事前に調整してください。
- 毎月15日に翌月分の請求データが作成され、毎月27日に決済が実行されます。費用調整は原則として15日より前に設定してください。
- 15日を過ぎて費用調整を設定した場合でも、15日～26日に設定した費用調整は、次回決済分の請求データへ自動で反映されます。設定後は「請求履歴」画面で金額が正しく反映されていることをご確認ください。
- 復会に伴いコース・クラスの変更が必要な場合は、請求データを確認する前にコース・クラスの変更を行ってください。