イベント詳細の「参加希望者」タブで会員からの申込状況を確認し、参加・落選を確定できます。
抽選イベントでは、ランダム選択による抽選補助と、落選者への結果メールの一括送信も行えます。
操作の前に、以下をご確認ください。
- 対象のイベントが公開済みで、会員からの申込があること
- 参加・落選の確定と申込メモの記入は全校舎権限を持つスタッフのみ行えます（それ以外のスタッフの方は申込状況の閲覧のみ可能です）
イベントの設定によって、確定操作の要否が変わります。
- 先着イベント（「定員に達したら申込期限に関わらず申込を締め切る」がチェックあり）：会員の申込と同時に参加が自動で確定するため、確定の操作は不要です
- 抽選イベント（チェックなし）：申込は「参加未確定」で受け付けられるため、スタッフが参加・落選を確定します
申込状況を確認する
- 左側のメニュー欄の［イベント管理］を押下し、「イベント一覧」で対象イベントの行を押下します（イベント詳細が開きます）
- 「参加希望者」タブを押下します（参加を申し込んだ生徒が申込順に表示されます）
一覧では、当落の判断材料として以下を確認できます。
| 列 | 内容 |
|---|---|
| 参加状況 | 「参加確定」「落選」「参加未確定」のいずれか |
| 支払い状況 | 支払いに問題がある生徒のみ「支払方法未登録」「未入金」を表示します |
| 累計参加回数 | これまでに参加確定したイベントの回数（表示中のイベントを含みます。中止されたイベントは数えません） |
| アンケート | ［回答表示］を押下すると、申込時アンケートの回答を確認できます |
| メモ | スタッフが記録した申込メモ。編集アイコンを押下すると記入・変更できます（500文字以内） |
そのほか、タブごとに次の一覧を確認できます。
- 「対象者」タブ：イベントの参加条件（対象学年・対象クラス）に当てはまる生徒と、その申込状況（未回答・申込済・参加・不参加）の一覧。落選した生徒は「申込済」と表示されます
- 「参加者」タブ：参加確定済みの生徒の一覧（出欠の記録は『イベントの出欠を記録する（Web版）』をご参照ください）
参加・落選を確定する
- 「参加希望者」タブで、対象の生徒の行のチェックボックスを選択します（選択はページをまたいで保持されます）
- 画面下部の［一括操作］を押下し、［参加確定にする］［未確定にする］［落選にする］のいずれかを押下します（確認画面が開きます）
- ［実行］を押下します
- 「ステータスを変更しました」と表示され、「参加状況」列の表示が変わっていれば完了です
- ［参加確定にする］：参加が確定し、その生徒にイベント費用の請求が作成されます（イベントに設定した決済日に引き落とされます）
- ［未確定にする］：参加確定・落選を未確定に戻します。まだ決済していないイベント費用の請求は自動で削除されます
- ［落選にする］：落選が確定します。落選になった申込は、会員側から参加・不参加を変更できなくなります
抽選をランダム選択で行う（抽選補助）
応募が定員を超えたイベントで、当選者を公平に選べます。
定員の残り枠のぶんの人数（最大100名）が、参加未確定の申込者全員の中からランダムに選択されます。定員が未設定のイベントや、残り枠が無い場合は［ランダム選択］を押下できません。
- 「参加希望者」タブで、画面下部の［選択］を押下し、［ランダム選択］を押下します
- 「◯名をランダムに選択しました」と表示され、選ばれた生徒の行が選択されます（この時点では参加状況は変わりません）
- 選択された生徒を確認し、［一括操作］＞［参加確定にする］＞［実行］を押下します
- 「ステータスを変更しました」と表示されれば完了です
※選び直したい場合は、もう一度［ランダム選択］を押下すると改めて抽選されます。
選択をまとめて解除する場合は［選択］＞［選択取り消し］を押下します
落選メールをまとめて送信する
当落の確定を終えたあと、落選ステータスの申込者全員に抽選結果（落選）のお知らせメールを送信できます。
メールは落選した生徒1人につき1通、生徒本人と家族の契約者に届きます（メールアドレス未登録の方には届きません）。
- 「参加希望者」タブで、画面下部の［落選メールを送信］を押下します（「落選メールを送信しますか？」の確認画面が開きます）
- ［送信］を押下します
- 「落選者◯名へのメール送信を受け付けました」と表示されれば完了です
メールの末尾に入れる案内文は、配信テンプレート設定の「イベント抽選結果（落選）のお知らせメール フッター」で設定できます（本文自体の編集はできません）。
注意事項
- 参加確定にすると、イベント費用の請求が作成されます。 参加確定後に未確定・落選に変更すると、まだ決済していない請求は自動で削除されます（すでに決済処理に入っている請求は削除されず、そのまま決済されます）
- 参加・落選の変更ができるのは、イベント費用の決済日の前日まで、かつイベントの開催前までです
- 参加確定・未確定・落選のどの操作でも、会員への通知・お知らせメールは自動では送信されません。落選の連絡は［落選メールを送信］で行います
- ［落選メールを送信］は、押すたびにその時点の落選者全員へ送信されます。 一度送信したあとに再度押すと、同じ生徒に同じメールがもう一度届きます。送信後に落選を取り消しても、送信済みのメールは取り消せません
- 請求を作成できない生徒（決済日の請求がすでに決済処理に入っている等）が1人でも選択に含まれる場合、参加確定は全員分が実行されません。画面上部に表示される生徒名と理由を確認し、該当の生徒を選択から外して再実行してください
- 一括操作で一度に変更できるのは100名までです
- 参加確定を取り消す（未確定・落選にする）と、記録済みの出欠も未記録に戻ります
- 抽選イベントで当選者が辞退（不参加に変更）しても、空いた枠は自動では埋まりません。繰り上げの参加確定と連絡は別途行ってください
- 生徒ごとのイベント参加履歴（参加希望・参加確定・出欠の集計）は、生徒詳細の「イベント参加履歴」で確認できます。一覧の行を押下すると生徒詳細に移動できます。